Что такое складской учет и как его вести
Складской учет ведется в розничных и оптовых магазинах, производственных предприятиях, а также у онлайн-продавцов.
Склад — это место для хранения товаров до их реализации. Для эффективного управления важно всегда иметь точные данные о наличии продукции, её количестве и стоимости — для этого и существует складской учет.
Основная задача складского учета — фиксировать каждую единицу товара и все её перемещения. При правильной организации учетные данные будут совпадать с фактическими.
Рассмотрим, что такое складской учет, какие документы нужны на разных этапах и как минимизировать затраты времени и избежать ошибок.
Работа склада включает множество рутинных операций, таких как приемка, отгрузка, перемещение и списание. Ускорить эти процессы можно с помощью автоматизации в системе МойСклад, доступной с любого устройства.
А мы, компании Точка роста с радостью поможем вам настроить МойСклад под ваши нужды
Склад — это место для хранения товаров до их реализации. Для эффективного управления важно всегда иметь точные данные о наличии продукции, её количестве и стоимости — для этого и существует складской учет.
Основная задача складского учета — фиксировать каждую единицу товара и все её перемещения. При правильной организации учетные данные будут совпадать с фактическими.
Рассмотрим, что такое складской учет, какие документы нужны на разных этапах и как минимизировать затраты времени и избежать ошибок.
Работа склада включает множество рутинных операций, таких как приемка, отгрузка, перемещение и списание. Ускорить эти процессы можно с помощью автоматизации в системе МойСклад, доступной с любого устройства.
А мы, компании Точка роста с радостью поможем вам настроить МойСклад под ваши нужды
Что такое складской учет
Складской учет включает хранение и обработку данных о товарах, сырье, полуфабрикатах и финансовых ресурсах. Учет незавершенного производства и основных средств сюда не входит.
Сотрудник, ведущий складской учет, фиксирует все операции с товарами на бумаге, в Excel или специальной программе. Это включает:
Сотрудник, ведущий складской учет, фиксирует все операции с товарами на бумаге, в Excel или специальной программе. Это включает:
- приемку и оприходование товаров от поставщиков;
- ввод данных о продукции в учетные документы;
- отгрузку товаров покупателям или перемещение в торговый зал;
- перемещение внутри склада;
- проведение инвентаризации;
- информирование бухгалтерии об изменении закупочных цен;
- списание на собственные нужды, из-за порчи или недостачи;
- корректировку характеристик товаров в учетных карточках.
Задачи складского учета
Складской учет позволяет в любой момент времени получить точную информацию о наличии товара, его местоположении и стоимости. Без этих данных невозможно эффективно вести продажи и контролировать прибыль.
Упорядочивание позиций
При большом ассортименте важно, чтобы сотрудники могли быстро найти нужные товары. Складской учет помогает группировать товары по сортам и партиям (виды учета будут рассмотрены далее). Это облегчает управление ассортиментом, позволяет своевременно выявлять товары с истекающим сроком годности и снижать цены для их реализации.
Поддержание порядка в документах
Четкая организация документов экономит время на поиски, подсчеты и сверки, облегчает сбор статистики и решение проблем, таких как кражи или просрочки. Это актуально как для бумажных, так и для электронных документов.
Контроль остатков и запасов
Контроль за остатками снижает риск потерь и порчи, а также предотвращает кражи со стороны персонала, так как в документах фиксируется каждое перемещение товара. Точные данные о количестве товаров помогают планировать закупки и контролировать продажи.
Упорядочивание позиций
При большом ассортименте важно, чтобы сотрудники могли быстро найти нужные товары. Складской учет помогает группировать товары по сортам и партиям (виды учета будут рассмотрены далее). Это облегчает управление ассортиментом, позволяет своевременно выявлять товары с истекающим сроком годности и снижать цены для их реализации.
Поддержание порядка в документах
Четкая организация документов экономит время на поиски, подсчеты и сверки, облегчает сбор статистики и решение проблем, таких как кражи или просрочки. Это актуально как для бумажных, так и для электронных документов.
Контроль остатков и запасов
Контроль за остатками снижает риск потерь и порчи, а также предотвращает кражи со стороны персонала, так как в документах фиксируется каждое перемещение товара. Точные данные о количестве товаров помогают планировать закупки и контролировать продажи.
МойСклад - удобная программа для управления торговлей и складом.
Закупки, заказы, контроль финансов и сотрудников в одном окне.
Быстрое и простое внедрение Узнать подробнее --->
Закупки, заказы, контроль финансов и сотрудников в одном окне.
Быстрое и простое внедрение Узнать подробнее --->
Основные операции складского учета
Складской учет включает три основные операции: поступление, хранение и расход товара.
Поступление товара на склад
Процесс поступления включает несколько этапов:
Хранение
Ответственность за сохранность товара на складе несет кладовщик. Инвентаризация позволяет контролировать соответствие фактических остатков данным учетной системы.
Иногда инвентаризация выявляет пересортицу — расхождение между фактическими остатками и учетными данными, которое требует корректировки.
Расход и списание
Списание товара означает его удаление из активов и признание убытком. Это актуально для устаревших, бракованных или просроченных товаров.
Поступление товара на склад
Процесс поступления включает несколько этапов:
- Приемка товара и внесение документов в систему.
- Проверка товара на соответствие учетным карточкам.
- Оформление поступления в учетные документы.
Хранение
Ответственность за сохранность товара на складе несет кладовщик. Инвентаризация позволяет контролировать соответствие фактических остатков данным учетной системы.
Иногда инвентаризация выявляет пересортицу — расхождение между фактическими остатками и учетными данными, которое требует корректировки.
Расход и списание
Списание товара означает его удаление из активов и признание убытком. Это актуально для устаревших, бракованных или просроченных товаров.
Виды складского учета
Тип учета зависит от характеристик товара. Основные виды:
От вида учета зависит и требуемая документация. Для сортового и номенклатурного учета достаточно учетных карточек, для других нужны ведомости складского учета.
- Номенклатурный — для небольшого ассортимента, когда легко найти нужный товар без группировки.
- Сортовой — для товаров, разделяемых по сортам, без учета других характеристик.
- Партионный — для товаров, хранящихся по партиям из-за срока годности, цены и т.д.
- Партионно-сортовой — для широкого ассортимента, требующего отдельного хранения по партиям и сортам.
От вида учета зависит и требуемая документация. Для сортового и номенклатурного учета достаточно учетных карточек, для других нужны ведомости складского учета.
Документооборот на складе
Для контроля запасов нужно четкое документирование всех процессов на складе: приемки, оприходования, выдачи в торговый зал, перемещений, отгрузки, списания, инвентаризации.
Ведение документооборота по складу определяется нормами закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Применение всех видов складских документов должно быть зафиксировано в учетной политике.
Разберем, какие документы нужны для каждой процедуры складского учета.
Прием товара
Больше всего документов на первом этапе.
Когда товар поступает на склад, к нему прилагается сопроводительный документ — накладная от поставщика по форме ТОРГ‑12. На ее основании можно оформить приходную накладную, которая нужна для учета продукции, поступающей на склад.
Также поставщик при отгрузке продукции может применять накладную М‑15, которая предполагает отпуск материалов на сторону, но использование формы ТОРГ‑12 более распространено на практике.
Если товар доставляется транспортом, компания получает вместе с ним товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т. Документ служит для подтверждения факта приемки-передачи продукции: то есть списания у поставщиков и оприходования у получателей. Во второй части ТТН прописываются расходы по транспортировке.
Для учета всей продукции, которая поступила в один день, кладовщик оформляет приходный складской ордер М-4 на основании накладной.
В случае если товар поступил не в полном объеме, без сопроводительной документации или есть расхождения между заявленным в документации и фактически доставленным объемом, нужно оформить акт о приемке материалов М-7. На основании этого акта затем составляют претензию поставщику.
При расхождениях в ходе приемки оформляется также акт об установленном расхождении по количеству и качеству (ТОРГ‑2).
Когда товар проверили по качеству, количеству, массе и комплектности, оформляется акт о приемке товаров ТОРГ-1.
Хранение товара
Для учета товара на складе используются товарные ярлыки ТОРГ 11 и учетные карточки М-17, а при партионном учете — карты МХ‑10, которые составляется на каждую партию для контроля за поступлением и отгрузкой по количеству, массе, сортам, стоимости
Перемещение товаров
При перемещении товара между подразделениями или ответственными сотрудниками оформляются требования-накладные М-11 и ТОРГ-13, а при передаче на хранение — акт о приеме-передаче ТМЦ по форме МХ‑1.
Выбытие товаров со склада
Для отпуска товаров на сторону оформляется накладная М-15, а для продажи — ТОРГ-12. При списании товара используется акт ТОРГ-16, а при возврате после хранения — акт МХ‑3.
Ведение документооборота по складу определяется нормами закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Применение всех видов складских документов должно быть зафиксировано в учетной политике.
Разберем, какие документы нужны для каждой процедуры складского учета.
Прием товара
Больше всего документов на первом этапе.
Когда товар поступает на склад, к нему прилагается сопроводительный документ — накладная от поставщика по форме ТОРГ‑12. На ее основании можно оформить приходную накладную, которая нужна для учета продукции, поступающей на склад.
Также поставщик при отгрузке продукции может применять накладную М‑15, которая предполагает отпуск материалов на сторону, но использование формы ТОРГ‑12 более распространено на практике.
Если товар доставляется транспортом, компания получает вместе с ним товарно-транспортную накладную по форме № 1-Т. Документ служит для подтверждения факта приемки-передачи продукции: то есть списания у поставщиков и оприходования у получателей. Во второй части ТТН прописываются расходы по транспортировке.
Для учета всей продукции, которая поступила в один день, кладовщик оформляет приходный складской ордер М-4 на основании накладной.
В случае если товар поступил не в полном объеме, без сопроводительной документации или есть расхождения между заявленным в документации и фактически доставленным объемом, нужно оформить акт о приемке материалов М-7. На основании этого акта затем составляют претензию поставщику.
При расхождениях в ходе приемки оформляется также акт об установленном расхождении по количеству и качеству (ТОРГ‑2).
Когда товар проверили по качеству, количеству, массе и комплектности, оформляется акт о приемке товаров ТОРГ-1.
Хранение товара
Для учета товара на складе используются товарные ярлыки ТОРГ 11 и учетные карточки М-17, а при партионном учете — карты МХ‑10, которые составляется на каждую партию для контроля за поступлением и отгрузкой по количеству, массе, сортам, стоимости
Перемещение товаров
При перемещении товара между подразделениями или ответственными сотрудниками оформляются требования-накладные М-11 и ТОРГ-13, а при передаче на хранение — акт о приеме-передаче ТМЦ по форме МХ‑1.
Выбытие товаров со склада
Для отпуска товаров на сторону оформляется накладная М-15, а для продажи — ТОРГ-12. При списании товара используется акт ТОРГ-16, а при возврате после хранения — акт МХ‑3.
Как вести документы складского учета
Жестко определенных законодательством форм нет. Их меняют под специфику организации и бизнес-процессов.
Документы можно составлять как вручную на бумаге или в таблицах Excel, так и в специализированной системе документооборота. Все зависит от объема номенклатуры и ассортимента. Чем больше — тем сложнее вести учет «на коленке». Появляется необходимость в автоматизации.
Распространенный и самый простой вариант ведения складского учета — ручной учет в Excel‑таблицах. Сотрудники склада в свободной форме заносят информацию о приходе и движении запасов. В Excel обработка данных технически возможна только на самом примитивном уровне — подсчеты сумм.
Плюс этого способа — бесплатно. Пожалуй, он единственный. Минусов гораздо больше:
Документы можно составлять как вручную на бумаге или в таблицах Excel, так и в специализированной системе документооборота. Все зависит от объема номенклатуры и ассортимента. Чем больше — тем сложнее вести учет «на коленке». Появляется необходимость в автоматизации.
Распространенный и самый простой вариант ведения складского учета — ручной учет в Excel‑таблицах. Сотрудники склада в свободной форме заносят информацию о приходе и движении запасов. В Excel обработка данных технически возможна только на самом примитивном уровне — подсчеты сумм.
Плюс этого способа — бесплатно. Пожалуй, он единственный. Минусов гораздо больше:
- риск потери документов или данных, если сотрудник случайно удалил из таблицы что-то важное;
- отсутствие автоматизации приводит к рутине, вследствие чего инвентаризация может затянуться на много часов;
- так как все процессы учитываются вручную, легко забыть про товар с истекающим сроком годности, допустить ошибки (и обнаружить их слишком поздно) в документах.
Автоматизация складского учета
Альтернатива ручного способа — автоматизация с помощью специальной программы. Она решает все проблемы, перечисленные выше, так как:
- Все документы в электронном виде. Благодаря распределению прав доступа можно ограничить просмотр и редактирование.
- Документы заполняются с помощью встроенных шаблонов и справочников, что сокращает риск ошибок из-за человеческого фактора.
- Разгрузка от бумажной волокиты экономит время на складские операции, в том числе инвентаризацию.
- Автоматизация контроля сроков хранения, печати ценников и других процессов на складе. Например, в МоемСкладе подсвечиваются красным показатели, которые выходят за пределы нормы. В том числе срок годности, когда он приближается к концу.
Автоматизация складского учета в МоемСкладе
МойСклад упрощает все операции (приемку и отгрузку товара, перемещение, инвентаризацию, списание и оприходование), позволяет организовать эффективный складской учет и печатать документы.
В любой момент времени у вас будет полная и достоверная информация о положении дел на складе, о движении товаров и денежных средств. Нужно лишь зарегистрироваться в сервисе, заполнить данные и начать вести учет всех видов товаров и материалов, смотреть данные об остатках, оборотах и себестоимости в режиме реального времени.
В любой момент времени у вас будет полная и достоверная информация о положении дел на складе, о движении товаров и денежных средств. Нужно лишь зарегистрироваться в сервисе, заполнить данные и начать вести учет всех видов товаров и материалов, смотреть данные об остатках, оборотах и себестоимости в режиме реального времени.
Или обратиться к профессионалом за качественной настройкой МойСклад
Алгоритм складского учета в магазине
- Начните с выбора метода складского учета.
- Закупите оборудование: ТСД (терминалы сбора данных) или сканер ШК, принтер для печати этикеток и ПО для интеграции оборудования с системой складского учета.
- Назначьте сотрудников, ответственных за складской учет и пропишите для них инструкции.
- Наведите порядок в товарных позициях, чтобы каждая была закреплена за конкретным местом на складе, и ее легко найти.
Как выглядит автоматизация складского учета в МоемСкладе
В МоемСкладе есть все, что нужно для эффективного складского учета.
Во-первых, интеграция с оборудованием и сервисами:
В-третьих, адресное хранение позволяет указывать складские ячейки для товаров, чтобы знать, где находится та или иная позиция. Система подскажет, куда лучше поместить вновь полученный товар, и сформирует лист подбора для ваших кладовщиков при подготовке отгрузки.
В-четвертых, учет по сериям и срокам годности — работает для конкретных товаров или их групп. Позволяет принимать, отгружать, перемещать и возвращать товар определенной серии. Продавайте товар с более ранним сроком годности в первую очередь и списывайте просроченную продукцию.
В МоемСкладе поддерживается любое количество складов и мест хранения, производственные рецепты и операции, работа со штрих-кодами, серийными номерами и модификациями товаров.
Помимо складского учета МойСклад умеет:
Во-первых, интеграция с оборудованием и сервисами:
- Удобный визуальный редактор этикеток и ценников, возможность массовой печати, поддержки сканеров, печати и генерации EAN-8, EAN-13, Code128 и др.
- Интеграция с фискальными регистраторами АТОЛ, ШТРИХ-М, Viki Print, принтером чеков.
- Интеграция с МодульКассой и смарт-терминалами Эвотор, возможность подключения терминалов Verifone и PAX для оплаты картами.
- Экспорт данных в 1С:Бухгалтерию для составления налоговой отчетности по принципу «документ-в-документ».
В-третьих, адресное хранение позволяет указывать складские ячейки для товаров, чтобы знать, где находится та или иная позиция. Система подскажет, куда лучше поместить вновь полученный товар, и сформирует лист подбора для ваших кладовщиков при подготовке отгрузки.
В-четвертых, учет по сериям и срокам годности — работает для конкретных товаров или их групп. Позволяет принимать, отгружать, перемещать и возвращать товар определенной серии. Продавайте товар с более ранним сроком годности в первую очередь и списывайте просроченную продукцию.
В МоемСкладе поддерживается любое количество складов и мест хранения, производственные рецепты и операции, работа со штрих-кодами, серийными номерами и модификациями товаров.
Помимо складского учета МойСклад умеет:
- обрабатывать заказы покупателей
Есть возможность присваивать статусы, чтобы смотреть информацию отдельно по новым заказам, возвратам, подтвержденным заказам и т.д. В системе можно резервировать товар, выставлять счета и контролировать их оплату.
- работать с маркированными товарами по всем требованиям закона
- собирать финансовые показатели
В отчете «Движение денежных средств» — баланс на начало и конец заданного периода.
Отчет о прибылях и убытках показывает доходы, расходы, рентабельность продаж.
Также есть отчеты по остаткам, оборотам, контрагентам, задолженности и т.д. Можно настроить рассылку данных на электронную почту.
Дополнительно — информация об операциях на каждую дату — все платежи и суммы по ним, время проведения, контрагент, статус документа.
Дополнительно — информация об операциях на каждую дату — все платежи и суммы по ним, время проведения, контрагент, статус документа.